Toplantı Kuralları Nelerdir?
23 Nisan 2023

Toplantı Kuralları Nelerdir?

Ortak bir amaca ulaşmak adına iki veya daha çok kişinin bir araya gelmesiyle oluşturulan görüşmeler, önceden belirlenen sürede gerçekleşir. Görüşmeler, toplantı kuralları ile daha verimli hale gelebilir. Birebir çözülemeyen sorunları, ekip toplantıları ile ortadan kaldırmak mümkündür. Peki toplantı kuralları nelerdir? Toplantı kuralları, verimli ve etkili görüşmelerin gerçekleşmesine ve üretkenliğin artmasına yardımcı olan faktörlerdir. İş yerleri ve kurumlar, online veya yüz yüze toplantılar yaparak şirket başarısını yükseltmeyi amaçlar. Toplantı sonucu oluşturulan raporlar ve kararlar, şirketin geleceğine yön verir. Ayrıca görüşmenin verimli olması için katılımcıların toplantı kuralları hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Bunun yanı sıra toplantıda katılımcı sayısının yüksek olması, çözüm aşamasını daha zor hale getirebilir. Bu sebeple katılımcı sayısının doğru şekilde belirlenmesi, toplantının yönetimi ve fikir zenginliği üzerinde etkilidir. Verimli ve etkili görüşmeler sağlamak için uyulması gereken toplantı kuralları arasında; gündem belirleme, katılımcı listesi oluşturma, zaman planlaması, not alma, iletişim anlayışı ve toplantıyı takip etmek gibi faktörler yer alır. Böylece iletişim görgü kurallarına uygun gerçekleştirilen toplantılar, zaman tasarrufu sağlama ve hızlı karar almada etkilidir. Bunun yanı sıra yüksek katılımcı sayısı gerektiren toplantılarda, konuşmacı süresini önceden belirlemek ve konu ile alakalı bilgi paylaşımını erkenden yapmak, görüşme yönetimini daha kolay hale getirir. Ayrıca toplantı kuralları hakkında bilgi sahibi çalışanların iletişim gücünün yüksek ve karar almada etkili oldukları görülür.

Toplantıda Dikkat Edilmesi Gerekenler

Toplantı zamanının verimli kullanılması işletmenin performansı üzerinde etkilidir. Kurumsal toplantı kuralları arasında; profesyonel giyim, aktif dinleme, yüksek sesle konuşma, dakik olma ve uygun zamanda soru sorma kriterleri yer alır. Toplantıda en önemli unsurlar; başlangıç öncesi konuya hakim olmak ve görüşmeye zamanında başlamaktır. Profesyonel toplantılarda görüşmeye zamanında başlamak, dikkat dağılmasını engelleyerek stres faktörünü uzaklaştırabilir. Ayrıca fiziksel toplantılar için görüşme öncesinde hazır olmak ve katılımcılarla fikir alışverişi yapmak toplantı veriminin yükselmesine yardımcı olur. Bunun yanı sıra görüşme sırasında kısa ve öz cümlelerle fikirleri aktarmak, pozitif ve profesyonel yönünüzü yansıtabilir. Önemli konular veya kararlar için uygulanan fiziksel görüşmelerde ayağa kalkarak söz hakkınızı kullanabilirsiniz. Böylece kararlılığınızı yansıtmanız daha kolay olabilir. Ayrıca toplantı esnasında ajanda üzerine not tutmak, konudan uzaklaşmayı engellemeye yardımcı olur. Kısa süreli görüşmelerde diğer katılımcıların da söz hakkı alması için fikirlerin net cümlelerle ifade edilmesi gerekir. Aksi halde toplantı veriminde düşüş ve görüşme süresinin uzaması gibi olumsuz durumlar ortaya çıkabilir. Bunun yanı sıra toplantı öncesi sorumlulukların ve yapılması gerekli işlerin tamamlanması, görüşme sürecinin kısalmasını da sağlar. Bu sayede artan zaman içinde toplantıda alınan kararlar daha hızlı şekilde uygulanabilir. Ayrıca lokasyon olarak farklı bir yerde uygulanacak toplantılar için en az 2 saat önceden harekete geçmek, görüşmeye katılım noktasında geç kalmanızı önleyebilir.

Bir Toplantının Olmazsa Olmaz Beş Unsuru Nedir?

Toplantı kuralları arasında yer alan ve verimli görüşmeyi sağlayan beş unsur; amaç belirlemek, sonuç çıkarmak, ajanda tutmak, zamanında başlamak ve beş dakika erken bitirmek olarak sıralanır. Verimli toplantı yürütmenin beş unsuru sayesinde performansı yüksek görüşmeler gerçekleştirmek mümkündür. Görüşme verimini ve performansı yükselten beş unsur şu şekilde sıralanır:

  • Amaç Belirlemek: görüşme öncesi toplantının amacını ve konusunu belirlemek, sürecin kaliteli geçmesinde etkilidir. Ayrıca amacın belli olması, katılımcıların görüşmeye hazırlıklı gelmesine yardımcı olur.
  • Sonuç Çıkarmak: Toplantı sonrası ortaya çıkan sonuç katılımcılar tarafından dikkatle takip edilmelidir. Karara bağlanan sorunlar için doğru şekilde harekete geçmek, kurum üretkenliğini yükseltir. Ayrıca her toplantının en fazla üç sonucu olmalıdır.
  • Ajanda Tutmak: Toplantıda not almak, görüşme akışı hakkında bilgi sahibi olmayı sağlar. Bunun yanı sıra ajandaya yazılı notlar, görüşme sonrası sorunların çözümünde hatırlatıcı etkiye sahiptir.
  • Zamanında Başlamak: Toplantıya zamanında başlamak, ciddiyeti ve çözüm noktasındaki kararlılığı göstermede etkilidir. Görüşmeye zamanında başlamak, yönetici ve çalışan ilişkilerinin gelişmesine de yardımcı olur.
  • Beş Dakika Erken Bitirmek: Toplantı kurallarına uyarak gerçekleştirilen görüşmeleri beş dakika erken bitirmek, zamandan tasarruf etmeye ve bir sonraki görüşmeye hazırlık yapmaya yarar. Ayrıca toplantı lokasyonuna zamanında gelmek, görüşmenin beş dakika erken bitmesine yardımcı olur.

Toplantı Nasıl Yönetilir?

Toplantı verimini yükselten kuralların uygulanması için, görüşme yönetiminin doğru işlemesi önemlidir. Toplantı yönetimi ofis veya şirketlerde; açılış, çalışma ve kapanış bölümlerinden oluşur. Açılış bölümünde gündem tekrarlanır ve katılımcılar konu hakkındaki fikirlerini sunar. Toplantıda konuşulması planlanan sorun veya konular değerlendirilerek çalışma aşamasına geçilir. İkinci aşama olan çalışma bölümünde, tüm katılımcıların fikirlerinin alındığından emin olmak ve konu ile ilgili geri bildirim almak önemlidir. Yöneticinin toplantı kuralları hakkında katılımcıları görüşme öncesi uyarması sayesinde bu bölümde fikir birliğine hızla ulaşmak mümkündür. Son aşama olan kapanış bölümünde ise çözüme ulaşan konular hatırlatılır ve gerekli notlar alınır. Oy birliği veya oy çokluğuyla alınan kararlar daha sonra rapor haline getirilebilir. Karar aşamasında toplantı kurallarına uygun şekilde belirlenen çözümlerin planlaması ve kimin ne yapacağı belirlenir. Ayrıca karara ulaşmayan ve toplantı kurallarına uymayan görüşmeler için başka bir zaman için planlama yapılabilir.

Toplantıda Karar Nasıl Alınır?

Görüşmelerde fikir ve sunumlar paylaşıldıktan sonra çözüm için çeşitli kararlar alınır. Toplantı kararları oy çokluğu veya oy birliği ile alınabilir. Oy çokluğu ile karar alınan toplantılarda çözüm aşaması daha kısa sürede sonuçlanır. Bütün katılımcıların çözüm kriterlerini benimsemesinin gerektiği durumlarda ise oy birliği ile karar almak gerekir. Oy birliği ile karar almanın olumlu tarafı, herkesin rızasının alınmasıdır. Bunun yanı sıra çeşitli kriz anlarında, lider tarafından kısa sürede karar verilir. Lider kararları, katılımcıların görüşleri alınmadığı için olumsuz etki oluşturabilir. Toplantıda alınan kararların faydalı ve çözüm odaklı olması için görüşme görgü kurallarını bilmek ve uygulamak oldukça önemlidir. Siz de kaliteli ve verimli toplantılar gerçekleştirmek için gezgin üyelik seçeneğiyle profil oluşturabilir, Kolektif House toplantı lokasyonları ile şirket performansınızı yükseltebilirsiniz.


Benzer İçerikleri Okumaya Devam Et

İş Dünyası

Portfolyo Nedir? Etkili Bir Portfolyo Nasıl Oluşturulur?

İş dünyasında yeni bir işe başlamak ve yeteneklerinizi işverenlere gösterebilmeniz için gerekli olan unsurlardan biri portfolyodur. Yeni iş şekillerinin ortaya çıkması ile birlikte CV içerikleri...

28 Eylül 2023
Keşfet
İş Dünyası

Girişimcilerin Mutlaka Dinlenmesi Gereken Podcastler

Son yılların önemli medya araçlarından biri olan podcastler, özellikle girişimcilik ve iş dünyasında son derece popülerdir. Girişimciler ve iş liderleri için popüler bir bilgi ve ilham kaynağı...

20 Eylül 2023
Keşfet
Tümünü Gör
Tümünü Gör
İş Dünyası

Portfolyo Nedir? Etkili Bir Portfolyo Nasıl Oluşturulur?

İş dünyasında yeni bir işe başlamak ve yeteneklerinizi işverenlere gösterebilmeniz için gerekli olan unsurlardan biri portfolyodur. Yeni iş şekillerinin ortaya çıkması ile birlikte CV içerikleri...

28 Eylül 2023
Keşfet
İş Dünyası

Girişimcilerin Mutlaka Dinlenmesi Gereken Podcastler

Son yılların önemli medya araçlarından biri olan podcastler, özellikle girişimcilik ve iş dünyasında son derece popülerdir. Girişimciler ve iş liderleri için popüler bir bilgi ve ilham kaynağı...

20 Eylül 2023
Keşfet
İş Dünyası

Sürdürülebilir Ofis Ortamı İçin Öneriler

Günümüzde iş dünyası sadece başarı ve kâr üzerine kurulu değildir, aynı zamanda çevreye duyarlılık ve sürdürülebilirlik prensiplerine uyum sağlama zorunluluğu da taşır. Ofis ortamları da...

19 Eylül 2023
Keşfet
İş Dünyası

Multitasking Nedir? Verimliliği Artırır mı Azaltır mı?

Günümüzün hızla değişen dünyasında, teknoloji ve bilgi akışının sürekli olarak artmasıyla birlikte, insanların iş yükleri, sorumlulukları da doğru orantılı olarak çoğalır. Bu durum da ...

18 Eylül 2023
Keşfet
İş Dünyası

Kartal'da Ofise Sahip Olmanın Avantajları

İstanbul’un sevilen semtlerinden biri olan Kartal, eşsiz manzarası ile pek çok kişinin beğenisini kazanır. Hem yaşam hem de iş alanı olarak oldukça sık tercih edilen Kartal, gerek ulaşım kolayl...

13 Eylül 2023
Keşfet
İş Dünyası

İstanbul'un Kalbine Ofisinizi Kurabileceğiniz En İyi 5 Semt

Ofisinizi açarken konumu birçok açıdan değerlendirerek belirlemeniz çok önemlidir. İstanbul hem iş hem de yaşam merkezi olduğu için yeni bir lokasyon arayışında olanların beklentilerini karşı...

12 Eylül 2023
Keşfet
İş Dünyası

Freelance Çalışanların Sıklıkla Yaptığı 5 Hata

Günümüzde freelance çalışma, pek çok kişi için cezbedici bir yaşam tarzı ve kariyer seçeneğidir. Freelancer kavramı ile çalışanlar kendi kendilerinin patronu olmayı, yoğun bir tam zamanlı i...

8 Eylül 2023
Keşfet
İş Dünyası

Vergi Numarası Sorgulama Nedir? Nasıl Yapılır?

Vergi ödenirken kullanılan numaraya vergi numarası adı verilir. Gerçek ve tüzel kişiler, vergi ödemesi yaparken bu numarayı verir. Vergi numarası sayesinde vergi ödemeleri kayıt altına alınarak t...

6 Eylül 2023
Keşfet
İş Dünyası

Mali Tablo Nasıl Oluşturulur?

Şirketlerin gelir-gider dengesini yöneten finans departmanında mali tablolar önemli yer kaplar. İşletmelerin finansal durumunun yapılandırılmış halini gözler önüne seren mali tablo analizi sayesi...

5 Eylül 2023
Keşfet
İş Dünyası

Sales Funnel Nedir? Nasıl Oluşturulur?

İşletmelerin en büyük hedeflerinden biri potansiyel müşterileri kalıcı ve sadık müşterilere dönüştürmektir. Söz konusu dönüşüm sürecini optimize etmek için pazarlama ve satış dünyasın...

1 Eylül 2023
Keşfet
İş Dünyası

İşyerinde Verimliliği Artırmanın Yolları

Verimlilik, her iş yerinde başarıyla ulaşmanın temellerinden biridir. Dolayısıyla hemen her işletme verimliliği nasıl artırabileceğine odaklanır. Az zamanda daha çok iş tamamlamak, işleri önce...

31 Ağustos 2023
Keşfet
İş Dünyası

Patron Olmakla Lider Olmak Arasındaki 7 Fark

İş dünyası her gün binlerce farklı insanın bir araya gelerek ortak bir amaç için çalıştığı arenadır. Ancak pek çok araştırmanın da ortaya koyduğu gibi bu arenada çalışanların büyük k...

29 Ağustos 2023
Keşfet
Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!

Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!

Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!