Toplantı Kuralları Nelerdir?
Ortak bir amaca ulaşmak adına iki veya daha çok kişinin bir araya gelmesiyle oluşturulan görüşmeler, önceden belirlenen sürede gerçekleşir. Görüşmeler, toplantı kuralları ile daha verimli hale gelebilir. Birebir çözülemeyen sorunları, ekip toplantıları ile ortadan kaldırmak mümkündür. Peki toplantı kuralları nelerdir? Toplantı kuralları, verimli ve etkili görüşmelerin gerçekleşmesine ve üretkenliğin artmasına yardımcı olan faktörlerdir. İş yerleri ve kurumlar, online veya yüz yüze toplantılar yaparak şirket başarısını yükseltmeyi amaçlar. Toplantı sonucu oluşturulan raporlar ve kararlar, şirketin geleceğine yön verir. Ayrıca görüşmenin verimli olması için katılımcıların toplantı kuralları hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Bunun yanı sıra toplantıda katılımcı sayısının yüksek olması, çözüm aşamasını daha zor hale getirebilir. Bu sebeple katılımcı sayısının doğru şekilde belirlenmesi, toplantının yönetimi ve fikir zenginliği üzerinde etkilidir. Verimli ve etkili görüşmeler sağlamak için uyulması gereken toplantı kuralları arasında; gündem belirleme, katılımcı listesi oluşturma, zaman planlaması, not alma, iletişim anlayışı ve toplantıyı takip etmek gibi faktörler yer alır. Böylece iletişim görgü kurallarına uygun gerçekleştirilen toplantılar, zaman tasarrufu sağlama ve hızlı karar almada etkilidir. Bunun yanı sıra yüksek katılımcı sayısı gerektiren toplantılarda, konuşmacı süresini önceden belirlemek ve konu ile alakalı bilgi paylaşımını erkenden yapmak, görüşme yönetimini daha kolay hale getirir. Ayrıca toplantı kuralları hakkında bilgi sahibi çalışanların iletişim gücünün yüksek ve karar almada etkili oldukları görülür.
Toplantıda Dikkat Edilmesi Gerekenler
Toplantı zamanının verimli kullanılması işletmenin performansı üzerinde etkilidir. Kurumsal toplantı kuralları arasında; profesyonel giyim, aktif dinleme, yüksek sesle konuşma, dakik olma ve uygun zamanda soru sorma kriterleri yer alır. Toplantıda en önemli unsurlar; başlangıç öncesi konuya hakim olmak ve görüşmeye zamanında başlamaktır. Profesyonel toplantılarda görüşmeye zamanında başlamak, dikkat dağılmasını engelleyerek stres faktörünü uzaklaştırabilir. Ayrıca fiziksel toplantılar için görüşme öncesinde hazır olmak ve katılımcılarla fikir alışverişi yapmak toplantı veriminin yükselmesine yardımcı olur. Bunun yanı sıra görüşme sırasında kısa ve öz cümlelerle fikirleri aktarmak, pozitif ve profesyonel yönünüzü yansıtabilir. Önemli konular veya kararlar için uygulanan fiziksel görüşmelerde ayağa kalkarak söz hakkınızı kullanabilirsiniz. Böylece kararlılığınızı yansıtmanız daha kolay olabilir. Ayrıca toplantı esnasında ajanda üzerine not tutmak, konudan uzaklaşmayı engellemeye yardımcı olur. Kısa süreli görüşmelerde diğer katılımcıların da söz hakkı alması için fikirlerin net cümlelerle ifade edilmesi gerekir. Aksi halde toplantı veriminde düşüş ve görüşme süresinin uzaması gibi olumsuz durumlar ortaya çıkabilir. Bunun yanı sıra toplantı öncesi sorumlulukların ve yapılması gerekli işlerin tamamlanması, görüşme sürecinin kısalmasını da sağlar. Bu sayede artan zaman içinde toplantıda alınan kararlar daha hızlı şekilde uygulanabilir. Ayrıca lokasyon olarak farklı bir yerde uygulanacak toplantılar için en az 2 saat önceden harekete geçmek, görüşmeye katılım noktasında geç kalmanızı önleyebilir.
Bir Toplantının Olmazsa Olmaz Beş Unsuru Nedir?
Toplantı kuralları arasında yer alan ve verimli görüşmeyi sağlayan beş unsur; amaç belirlemek, sonuç çıkarmak, ajanda tutmak, zamanında başlamak ve beş dakika erken bitirmek olarak sıralanır. Verimli toplantı yürütmenin beş unsuru sayesinde performansı yüksek görüşmeler gerçekleştirmek mümkündür. Görüşme verimini ve performansı yükselten beş unsur şu şekilde sıralanır:
- Amaç Belirlemek: görüşme öncesi toplantının amacını ve konusunu belirlemek, sürecin kaliteli geçmesinde etkilidir. Ayrıca amacın belli olması, katılımcıların görüşmeye hazırlıklı gelmesine yardımcı olur.
- Sonuç Çıkarmak: Toplantı sonrası ortaya çıkan sonuç katılımcılar tarafından dikkatle takip edilmelidir. Karara bağlanan sorunlar için doğru şekilde harekete geçmek, kurum üretkenliğini yükseltir. Ayrıca her toplantının en fazla üç sonucu olmalıdır.
- Ajanda Tutmak: Toplantıda not almak, görüşme akışı hakkında bilgi sahibi olmayı sağlar. Bunun yanı sıra ajandaya yazılı notlar, görüşme sonrası sorunların çözümünde hatırlatıcı etkiye sahiptir.
- Zamanında Başlamak: Toplantıya zamanında başlamak, ciddiyeti ve çözüm noktasındaki kararlılığı göstermede etkilidir. Görüşmeye zamanında başlamak, yönetici ve çalışan ilişkilerinin gelişmesine de yardımcı olur.
- Beş Dakika Erken Bitirmek: Toplantı kurallarına uyarak gerçekleştirilen görüşmeleri beş dakika erken bitirmek, zamandan tasarruf etmeye ve bir sonraki görüşmeye hazırlık yapmaya yarar. Ayrıca toplantı lokasyonuna zamanında gelmek, görüşmenin beş dakika erken bitmesine yardımcı olur.
Toplantı Nasıl Yönetilir?
Toplantı verimini yükselten kuralların uygulanması için, görüşme yönetiminin doğru işlemesi önemlidir. Toplantı yönetimi ofis veya şirketlerde; açılış, çalışma ve kapanış bölümlerinden oluşur. Açılış bölümünde gündem tekrarlanır ve katılımcılar konu hakkındaki fikirlerini sunar. Toplantıda konuşulması planlanan sorun veya konular değerlendirilerek çalışma aşamasına geçilir. İkinci aşama olan çalışma bölümünde, tüm katılımcıların fikirlerinin alındığından emin olmak ve konu ile ilgili geri bildirim almak önemlidir. Yöneticinin toplantı kuralları hakkında katılımcıları görüşme öncesi uyarması sayesinde bu bölümde fikir birliğine hızla ulaşmak mümkündür. Son aşama olan kapanış bölümünde ise çözüme ulaşan konular hatırlatılır ve gerekli notlar alınır. Oy birliği veya oy çokluğuyla alınan kararlar daha sonra rapor haline getirilebilir. Karar aşamasında toplantı kurallarına uygun şekilde belirlenen çözümlerin planlaması ve kimin ne yapacağı belirlenir. Ayrıca karara ulaşmayan ve toplantı kurallarına uymayan görüşmeler için başka bir zaman için planlama yapılabilir.
Toplantıda Karar Nasıl Alınır?
Görüşmelerde fikir ve sunumlar paylaşıldıktan sonra çözüm için çeşitli kararlar alınır. Toplantı kararları oy çokluğu veya oy birliği ile alınabilir. Oy çokluğu ile karar alınan toplantılarda çözüm aşaması daha kısa sürede sonuçlanır. Bütün katılımcıların çözüm kriterlerini benimsemesinin gerektiği durumlarda ise oy birliği ile karar almak gerekir. Oy birliği ile karar almanın olumlu tarafı, herkesin rızasının alınmasıdır. Bunun yanı sıra çeşitli kriz anlarında, lider tarafından kısa sürede karar verilir. Lider kararları, katılımcıların görüşleri alınmadığı için olumsuz etki oluşturabilir. Toplantıda alınan kararların faydalı ve çözüm odaklı olması için görüşme görgü kurallarını bilmek ve uygulamak oldukça önemlidir. Siz de kaliteli ve verimli toplantılar gerçekleştirmek için gezgin üyelik seçeneğiyle profil oluşturabilir, Kolektif House toplantı lokasyonları ile şirket performansınızı yükseltebilirsiniz.
