İşletmeler İçin Uzaktan Ortak Çalışma Yönetimi Önerileri

Son yıllarda iş dünyasında yaygın olarak başvurulan çalışma modellerinden biri, uzaktan ortak çalışma. Bilgi ve kaynakların her noktadan erişilebilir hale geldiği bugünlerde gelişen teknolojiyle birlikte yüz yüze çalışmak artık eskisi kadar popüler değil. Günümüzde pek çok şirket, uzaktan çalışma trendlerini benimsemiş olup farklı ülkelerden en iyi yetenekleri bünyesine katmak konusunda cesur davranmakta. Üstelik ortak çalışma alanı modellerinin yaygınlaşmasıyla ekipleri artık tek bir noktadan yönetmek mümkün. Bu da işletmelere iş verimliliği konusunda önemli katkılar sunar. 

Öte yandan uzaktan çalışma konusu gündeme geldiğinde pek çok yöneticinin projeler üzerinde nasıl çalışılacağı konusunda şüphe duyması son derece doğal karşılanabilir. Çünkü uzaktan çalışan ekipleri yönetmenin zaman zaman zor ve stresli yanları vardır. Bu modelde tüm iş akışı bir yöneticinin sorumluluğunda ilerler. Uzaktan çalışma metodunda ekip yöneticisi, ekip üyelerini doğru şekilde yönlendirmeli ve her daim desteklemelidir. Bu, yöneticilerin çalışanları mutlu etmeleri için en önemli ayrıntılardan biridir. Uzaktan ortak çalışma modelini yönetirken proje ve ekip yönetiminin yanında işi zamanında bitirme gibi birtakım hususları da dikkatle ele almak gerekir. Bu yazımızda uzaktan ortak çalışma yönetimi hakkında bazı ipuçlarını inceledik. İyi okumalar!

Uzaktan Ortak Çalışma Alanı Yönetimi Nedir?

Uzaktan çalışma yönetimi, farklı beceri ve eğitimdeki profesyonellerden oluşan bir grubun ortak çalışma alanları içerisinde birlikte çalışması esasına dayanır. Aynı ülkedeki kişiler tek bir noktadan çalışarak işlerini yürütebildikleri gibi bazı zamanlarda ekibe farklı ülkelerden profesyoneller de online sistemler aracılığıyla katkı sağlayabilir. Uzaktan çalışma yönteminin çalışanlar için pek çok olumlu tarafının olduğu açıktır. ConnectSolutions tarafından yapılan bir araştırmaya göre, çalışanların kişisel tatmini ve yaşam kalitesindeki artış oranları uzaktan çalışma modelinin şirketler tarafından tercih edilmesinde pay sahibi. Araştırma sonuçlarına bakıldığında uzaktan çalışanların %45'i daha fazla uyuduğunu, %35'i daha fazla egzersiz yaptığını ve %42'si daha sağlıklı beslendiğini ifade eder.

Uzaktan Ortak Çalışma Alanları Yönetimi İçin İpuçları Nelerdir?

Uzaktan ortak çalışma alanı yönetiminde, çalışanları söz konusu sisteme alıştırmak iş gelişimi ve verimlilik açısından şirketlere birçok avantaj sunar. Bunun yanında yöneticilerin, bu modeli cazip kılacak yöntemleri uygulaması iş akışını olumlu yönde destekleyerek çalışanları motive eder. İşte, uzaktan ortak çalışma alanı yönetimi için bazı ipuçları…

Beklentileri Net ve Açık Şekilde Belirleyin

Her şirketin, çalışanlarından birtakım beklentileri vardır. Çalışanlara karşı şirketin beklentileri konusunda net olmak onların da şirket hedeflerine göre çalışmalarına katkı sağlar. Eğer ekibinizi uzaktan yöneten bir liderseniz ve onların başarısız olduğunu görmek istemiyorsanız iş akışında net beklentiler ve kurallar belirlemelisiniz. Her bir çalışan için aylık, üç aylık ve yıllık performans hedefleri koyabilir ve sorumluluk tanımları oluşturabilirsiniz. Ayrıca ekip yöneticisi olarak çalışanlarla ofisteymiş gibi hareket etmeye gayret edebilirsiniz. Projelerin ilerlemesini düzenli olarak kontrol edebilir ve aşağıdaki konular için net beklentiler belirleyebilirsiniz:

• Çalışma saatleri

• İletişim sistemi

• Toplantı zamanları

• Önemli projeler ve son teslim tarihleri

• E-posta yanıtları

Ekibinizle Sınırları Belirleyin

Ortak çalışma alanında çalışan her ekip üyesiyle çalışma programları hakkında konuşmak ve onların kişisel zamanlarını da önemsediğinizi göstermek motive edici bir unsurdur. Bu, çalışanlarla olumlu ilişkiler kurmaya yardımcı olur ve onlarla aranızdaki ilişkiyi kuvvetlendirir. Eğer siz ekibe uzaktan katılan bir yönetici iseniz aynı şekilde çalışanlarınızın sizin sınırlarınıza da saygı duymalarını bekleyebilir ve bu konuda özenli davranmaları gerektiğini onlara ifade edebilirsiniz.

Her Çalışan Hakkında Bilgi Edinin

Geleneksel ofis ortamlarında bütün gün birlikte çalıştığınız birini tanımak çok daha kolaydır. Gün boyu çalışanı gözlemleyebilir, güçlü ve zayıf yanlarını öğrenebilir, kişiliği hakkında fikir edinebilir ve buna göre hareket edebilirsiniz. Ancak ekibinizi uzaktan yöneten bir liderseniz onları tanımak için biraz zamana ihtiyacınız olabilir. Bu noktada onlarla çeşitli tartışma ve beyin fırtınası seminerleri düzenleyerek bazı konularda fikirlerini alabilir, iş yapış şekilleri hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz. Böylece ekibinizle olumlu bir etkileşim yakalama şansınız artar.

Kültür Çeşitliliğini Kucaklayın

Uzaktan çalışma metodunda proje dahilinde ekibe farklı kültürlerden kişiler de dahil olabilir. Bu tip durumlarda bazı kültürel engellerle karşılaşmak şaşırtıcı değildir. Çok kültürlü ekiplerle çalışırken birtakım yanlış anlamalar ve çatışmalar meydana gelebilir. Bu konuda çalışanlarınızdan geri bildirim almaya açık olabilir ve kültürel çeşitliliği kucaklayan tavırlar sergileyerek onların da kendilerini ekibin bir parçası gibi hissetmelerini kolaylaştırabilirsiniz. Kültürel farklılıklara saygı duymak ve zihinsel çeşitliliği desteklemek ekip içi çalışma motivasyonunu da artırır.

İletişim Becerilerinizi Geliştirin

Uzaktan çalışan pek çok ekip, projeler üzerinde çalışırken iletişimde çeşitli aksilikler ve sorunlarla karşılaşabilir. Bu noktada güçlü iletişim hayati önem taşır. İyi bir ekip lideri olarak doğru iletişim becerilerine sahip olmak takımınızla bağlantı kurmanız konusunda size fayda sağlar. Çalışanlarla sohbete başlarken fikirlerinizi kısa ve öz şekilde ifade etmeye özen gösterin. Yazma becerilerinizi geliştirin, her zaman net konuşun. 

İhtiyaç Halinde Ekibinize Yardım Edin

Ekibinizi uzaktan yönetmeniz gereken durumlarda her çalışanın ihtiyaçlarını karşılamak için özverili hareket etmeniz gerekebilir. Projenin içeriğine dair problemler, takım arkadaşlarının uyumsuzluğu veya işin nasıl yapıldığı ile ilgili beklenmeyen sorunlar uzaktan çalışan ekiplerde her zaman meydana gelebilir. Çalışanlarınızı iş sırasında gerçekten rahatsız eden bir durum varsa veya kendilerini motivasyonsuz hissediyorlarsa size yöneltebilecekleri sinyalleri iyi gözlemleyin ve onlara yardımcı olmaya çalışın.

Uzaktan İş Yönetim Yazılımlarına Yatırım Yapın

Tüm iş akışını tek bir çatı altında topladığınızda uzaktan ekip çalışması kültürünüz de gelişir. İyi bir ekip yönetimi yazılımı kullandığınızda projeleri, kişileri ve görevleri de kapsamlı bir şekilde yönetebilir, gerekli durumlarda doğru hamleler gerçekleştirebilirsiniz.

Bir proje yönetimi yazılımı ile yapabilecekleriniz şunlardır:

• Saha ekibinizle hızlı iletişim kurabilirsiniz.

• Proje gelişimini takip edebilirsiniz.

• Üretkenliği gözlemleyebilirsiniz.

• Zaman çizelgelerini yönetebilirsiniz.

• Bilgileri gerçek zamanlı olarak paylaşabilirsiniz.

• Çalışanlarla anlık sohbetler yapabilirsiniz.

• Görevleri kolaylıkla yönetebilirsiniz.

• Farklı zaman dilimlerinde çalışan kişilerle etkileşim kurabilirsiniz.

Haftalık Rapor Rutini Oluşturun

Proje yönetim yazılımları veya çeşitli proje araçları ile genel iş takibini gerçekleştirebilirsiniz. Ancak şirket içi genel işleyişi daha net görmek, hedeflerin ne kadarının yerine getirildiğini belirlemek için çalışanlarınızdan haftalık raporlar oluşturmalarını isteyebilirsiniz. Çalışanlar, bu raporlamaları çeşitli proje yönetim araçları vasıtasıyla ya da proje yazılımı üzerinden kolaylıkla yapabilir.

Bulut Tabanlı Çözümlere Yönelin

Uzaktan ortak çalışma modelinde e-mail ve dosya trafiği hayli fazladır. Günlük iş akışında tüm ekiple iletişim halinde kalmak çoğu zaman bir sürü doküman paylaşmakla mümkün olur. Bu da mail kutunuzda bir süre sonra karmaşaya yol açabilir. Bunu önlemek için ekibinizi bulut tabanlı proje yönetim araçlarına yönlendirerek daha rahat ve hızlı belge paylaşımı yapmalarını sağlayabilirsiniz. Ayrıca bu sistemler sayesinde paylaşılan tüm dosyaları herkesin görmesi ve bilgi sahibi olması da kolaylaşır. Bulut depolama araçları ile dokümanları hem güvenli şekilde gönderebilir hem de şirket bilgilerini emin bir ortamda saklayabilirsiniz.

Siz de her geçen gün küreselleşen iş dünyasında ekibinizi iyi bir şekilde yönetmek için uzaktan ortak çalışma yöntemlerinizi belirleyebilirsiniz. Çalışanları etkin bir şekilde yönetmek için doğru ipuçlarını uyguladığınızda enerjik ve motivasyonu yüksek bir ekibe sahip olabilir, uzaktan çalışarak da işlerinizi mükemmel bir şekilde yönetebilirsiniz. Kolektif House’un sunduğu çeşitli ortak çalışma alanları sayesinde ekip üyelerinizle tek bir noktadan çalışabilir, verimli ve eğlenceli iş süreçleri ile projelerinizi tamamlayabilirsiniz.