Etkili ve Verimli Toplantı Yönetimi İçin Mekanın Önemi

Etkili ve Verimli Toplantı Yönetimi İçin Mekanın Önemi

Yaklaşan iş toplantınızda önemli konuları ele almayı ve büyük duyurular yapmayı planlıyorsanız, elbette ekip üyelerinizin bu deneyime aktif olarak katıldığından emin olmak isteyebilirsiniz. Ancak iş toplantıları için standart bir konferans odasında mahsur kalan çalışanları heyecanlandırmak ve motive etmek zor olabilir. Üstelik uzaktan ve esnek çalışma saatlerine sahip çalışanların sayısı her geçen gün artarken eski usul toplantı mekanları son derece statik kalabilir. Tam olarak bu nedenlerle etkili ve verimli bir toplantı yönetimi ve iş etkinliği için benzersiz bir mekan seçmenin önemini ve katkı sağlayabilecek püf noktalarını sizinle paylaşıyoruz. 

Başarılı Bir Toplantı Yönetimi Nasıl Sağlanır?

Etkili ve verimli bir toplantı yönetimi, hedeflere uygun bir grup katılımcının etkinlik amacı doğrultusunda bir araya getirilmesi ile başlar. Toplantı sırasında gerçekleştirilen açık tartışma ve beyin fırtınası ortamı önemli ve somut bir sonuç kazandırır. Günün sonunda takım halinde elde edilen fikirlerin plana ve aksiyona dönüşme kabiliyeti elde edilir. Ayrıca toplantı sonucu elde edilen tüm bulgular, daha sonra çalışmaları etkileyebilecek diğer kişilerle paylaşılır. Etkili ve verimli bir toplantı yönetimi için öncelikle aşağıdaki tüyoları dikkate almakla başlayabilirsiniz.

• Açık ve belirli bir amacın bulunması: Fiziksel bir toplantı, hem zaman hem de maliyet açısından işletmelere belirli bir yük yaratır. Bu nedenle herhangi bir toplantı planı yapma amacınız yalnızca gerçek zamanlı ve verimli bir tartışma içeriyorsa buna değecektir.

• Doğru zamanlamayı seçin: İş çıkışına veya öğle yemeğine yakın saatler, çalışan motivasyon ve dikkatinin en dağınık olduğu zamanlardır. Bu doğrultuda toplantıdan maksimum verim alabilmek için doğru zamanlamayı tercih etmeniz gerekir. 

• Gündem oluşturun ve paylaşın: Düzenleyeceğiniz toplantının içeriği ve türü hakkında bilgilendirme yapmanız katılımcılardan maksimum verim ve performans alma şansınızı da artırır. Toplantı davetinize gündeminizi ekleyin, böylece insanlar orada olmaları gerekip gerekmediğini belirleyebilir veya başka birini önerebilir.

• Ortamda güven oluşturun: Yaratıcı fikirler ararken ya da sorunun çözümüne dair seçenekleri keşfederken farklılık çok işe yarar. Bu nedenle katılımcılara fikirlerini özgürce ifade edebilecekleri ortamı yaratarak olağan dışı fikirler sunmaları konusunda teşvik etmeniz gerekir. 

• Gerçek ve paylaşılabilir sonuçlar üretin: Toplantı öncesinde hedefe ulaşmak için tasarlanmış bir gündem hazırladıysanız bu doğrultuda etkili ve verimli sonuçlar almaya çalışmalısınız. Bu nedenle toplantı esnasında konunun dışına çıkmamaya veya teknik tartışmalara çok fazla dalmamaya dikkat etmeniz önemlidir.

Mekanın Etkili ve Verimli Toplantı Yönetimine Katkısı 

Esnek çalışma tarzına adapte olan çalışanlar çağında, toplantı programlarını koordine etmek ve motivasyonu yüksek tutmak her zamankinden daha zordur. Modern iş yeri toplantı mekanları, bu anlamda daha fazla verimlilik elde etmek için yeni yetenek alanları ve uygulamalar yaratır. Siz de etkili ve verimli bir toplantı yönetimi için uygulayabileceğiniz en başarılı önerileri keşfetmeye başlayabilirsiniz. 

Alanın Fiziksel Koşulları

Durup düşündüğünüzde etkili ve verimli bir toplantı planlamak için gereken çok fazla sayıda kriter mevcuttur. Ancak ses, aydınlatma, ısı ve manzara gibi fiziksel değişkenler üretkenlik düzeylerini etkileyebilir. Öncelikle toplantı odanızın dışarıdan gelen gürültü ve diğer seslere karşı yalıtımlı olması son derece önemlidir. Ayrıca katılımcıları odaklanmış ve enerjik tutmak için iyi aydınlatılmış bir çalışma alanı yaratmak gerekir. Katılımcıların dikkatini dağıtabilecek dekorasyon unsurlarından veya manzaralarından uzak durmak da önemlidir. Son olarak toplantı odasının ısı koşullarının çok sıcak veya soğuk olmamasına da dikkat etmelisiniz. 

Dekorasyon ve Mobilya Tasarımı

Sıkıcı veya ilham vermeyen bir konferans odasında verimli bir performans göstermek son derece zordur. Bu nedenle enerji veren tasarım ögeleri sunan alanlar yaratmak için deneyimi artıracak, stresi azaltacak ve yaratıcılığı teşvik edecek mobilya ve dekorasyon objeleri seçmeniz önemlidir. Lüks mobilya, dekor, aydınlatma ve tasarım ayrıntıları katılımcıların daha yaratıcı ve vizyon sahibi olmalarını sağlar. Toplantı süresi boyunca hareket ve esnekliğe ihtiyaç varsa buna uygun mobilyalar seçmek gerekir. Ayrıca masaların boyutunu ve hareketliliğini de göz önünde bulundurmalısınız. Artan katılım ve başarılı hedef tamamlama deneyimi yaşadığınızda dekorasyon için harcadığınız zamana ve maliyete değecektir.

Online Toplantı Yönetimi

Yeni mobil iş yeri merkezleri sayesinde çalışanlar her yerden, her zaman toplantılara ve takvim sistemine anında erişebilir. Toplantı mekanlarında esnek davranmak, toplantı öncesinde, sırasında ve hatta sonrasında devam eden iş birliğini teşvik eder. Tüm katılımcıların sisteme erişiminin olduğu esnek bir toplantı planlaması yaratıcılığı ve motivasyonu da teşvik edebilir. Bu noktada teknolojiden destek alarak katılımların ilgili belgeleri görüntülemelerine ve departmanlar arasında hızlı bir şekilde iletişim kurabilmelerine de imkan yaratabilirsiniz. 

Mobil Toplantı ve Etkinlik Alanları 

Değişen ve dönüşen çalışma prensipleri doğrultusunda fiziksel toplantı mekanlarına ek olarak etkinlik alanları üzerinden mobil bir yönetim de gerçekleştirilebilir. Etkinlik alanları, işletmelerin tek bir yerden hızlı bir şekilde toplantı veya organizasyon yapabildikleri mobil mekanlardır. Çalışanlar ihtiyaç duydukları odayı yalnızca saniyeler içinde rezerve edebildikleri için son derece verimlidir. Böylece her ölçekteki işletme, toplantı için düzenli bir mekan kiralama maliyetine katlanmadan fiziksel koşulları önceden değerlendirilmiş ve test edilmiş bir mekanda etkinlik gerçekleştirme fırsatı yakalayabilir. 

Yenilikçi ve Modern Toplantı Mekanlarının Önemi

Verimli ve etkili bir toplantı yönetimi için günümüzde konvansiyonel araçlar yerini modern ve esnek alan yönetimi sistemlerine devretmiştir. Geleneksel toplantı yönetimi için gerekli olan fiziksel koşullar, mobilya ve dekorasyon gibi ayrıntıları önemimi korurken dijital ve fiziksel dünya arasındaki entegrasyon ihtiyacı giderek artmaktadır. Bunun yanı sıra fiziksel toplantı mekanları sahibi olmanın işletmelere zaman ve bütçe bakımından da ekstra maliyetleri mevcuttur. 

Orta ve büyük işletmeler bu gibi maliyetlere katlanmak konusunda biraz daha elverişli olabilir. Ancak start-up gibi başlangıç aşamasındaki küçük işletmeler için bu tip maliyetler genel hedeflere ulaşma yolunda önemli bir engebeye dönüşebilir. Bu amaçla mobil merkezlerin benimsenmesiyle birlikte sanal ofis, co-working, ofis kiralama veya hazır ofis hizmetleri gibi modüler ve dinamik alanlar gündeme gelmiştir. 

Etkinlik alanları, ofis kiralama, co-working ve sanal ofis hizmetleri sayesinde her ölçekteki operasyon ekipleri, dijital bir sistemden çalışan davranışı ve tercihlerine ilişkin verileri kullanarak üretkenliği optimize edebilir. Hem teknolojik hem de fiziksel kaynaklar anlamında tam donanımlı olarak kullanıma sunulan etkinlik alanları veya tüm mobil toplantı mekan hizmetleri, gerçekten amaca yönelik toplantılar hazırlamaya teşvik eder. Böylece her koşulda üretkenliği maksimum seviyeye taşıyarak son derece verimli ve etkin toplantılar düzenleyebilirsiniz. Üstelik verimliliği ve çalışan deneyimini artırmaya yönelik tüm faaliyetler için fiziksel mekanlardan daha düşük maliyetlere katlanmanız gerekir. 

Kolektif House, bir sonraki iş toplantınız, kurumsal etkinliğiniz veya organizasyonel fuaye için ihtiyacınız olan tüm koşulları sağlıyor. 1 kişiden 250 kişiye kadar çeşitli kapasitede toplantı ve etkinlik alanlarına sahip Kolektif House, tüm organizasyonlarınızı dikkat çekici ve unutulmaz kılmak için ihtiyacınız olan tüm olanakları sunuyor. Siz de ofis kullanımını optimize etmenize nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek veya kiralama hizmetlerinden yararlanmak için Kolektif House uzman ekipleri ile iletişime geçebilirsiniz.


Benzer İçerikleri Okumaya Devam Et

Coworking Çözümleri

Çalışma Ortamı Oluştururken Nelerden Kaçınmalısınız?

Günümüzün hızla değişen iş dünyasında esnek çalışma modelleri ve dijital iletişim araçlarıyla birlikte, artık iş yeri sınırları daha da belirsiz hale geldi. Evden çalışma, coworking ala...

7 Eylül 2023
Keşfet
Coworking Çözümleri

İstanbul'da Home Office Çalışırken Gidebileceğiniz Yerler

Home office çalışanların farklı ortam arayışına cevap veren İstanbul’daki mekanlarda kahve eşliğinde işlerinizi takip edebilirsiniz. Siz de home office çalışanlara ilham veren en iyi mekanlar ...

21 Ağustos 2023
Keşfet
Tümünü Gör
Tümünü Gör
Coworking Çözümleri

Çalışma Ortamı Oluştururken Nelerden Kaçınmalısınız?

Günümüzün hızla değişen iş dünyasında esnek çalışma modelleri ve dijital iletişim araçlarıyla birlikte, artık iş yeri sınırları daha da belirsiz hale geldi. Evden çalışma, coworking ala...

7 Eylül 2023
Keşfet
Coworking Çözümleri

İstanbul'da Home Office Çalışırken Gidebileceğiniz Yerler

Home office çalışanların farklı ortam arayışına cevap veren İstanbul’daki mekanlarda kahve eşliğinde işlerinizi takip edebilirsiniz. Siz de home office çalışanlara ilham veren en iyi mekanlar ...

21 Ağustos 2023
Keşfet
Coworking Çözümleri

İstanbul'da Coworking İçin Tercih Edebileceğiniz Yerler

Evde çalışmaktan sıkıldıysanız ya da ekibinizle çalışacak ferah bir ortam arıyorsanız, coworking alanları tam size göre! Bu alanlar, özellikle uzaktan çalışma sistemine sahipseniz ve işlerin...

16 Ağustos 2023
Keşfet
Coworking Çözümleri

Startuplar için Son Dönemin En Trend Ofis Tasarımları

Pandemi döneminde yaşanan gelişmeler iş dünyasının çalışma düzenini adeta yeniden tanımladı. Pandemi ile birlikte değişen çalışma alışkanlıkları sonucunda artık esnek ve açık ofis tasa...

21 Temmuz 2023
Keşfet
Coworking Çözümleri

Sanal Ofis Şahıs Şirketi Kurmanız için 7 Neden

İş dünyasının dinamikleri her geçen gün yenilenerek değişen taleplere uyum gösteriyor. Son dönemlerde esnek çalışma kültürünün yaygın hale gelmesiyle birlikte fiziksel ofis kavramı da popü...

20 Temmuz 2023
Keşfet
Coworking Çözümleri

Sanal Ofis mi Fiziksel Ofis mi?

Ülkemizde ticari faaliyette bulunan gerçek ve tüzel kişilerin resmi bir ofis adresine sahip olması zorunludur. Günümüzde internetin gelişmesi ve online çalışma imkanlarının artması ile birlikte ...

19 Temmuz 2023
Keşfet
Coworking Çözümleri

Sanal Ofis Nasıl Kurulur: Bilmeniz Gereken Her Şey

Sanal ofis sistemi olarak adlandırılan yeni düzen şirket kurmak isteyenlere, freelance çalışanlara ve girişimcilere verimli çalışma ortamları sağlar. Farklı sektörlerin iş ihtiyaçlarına en ni...

22 Nisan 2023
Keşfet
Coworking Çözümleri

Ortak Çalışma Alanları Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Bu yazımızda “Ortak ofis nedir?” ve “Kimler ortak ofiste çalışır?” gibi soruların cevaplarını bulabilirsin!

13 Nisan 2023
Keşfet
Coworking Çözümleri

İşletmeler İçin Uzaktan Ortak Çalışma Yönetimi Önerileri

Uzaktan ortak çalışma modelini yönetirken proje ve ekip yönetiminin yanında işi zamanında bitirme gibi birtakım hususları da dikkatle ele almak gerekir. Bu yazımızda uzaktan ortak çalışma yönet...

11 Nisan 2023
Keşfet
Coworking Çözümleri

Hibrit çalışma modeli nedir?

Siz de işletmenize en uygun çalışma düzeni sayesinde minimum maliyetle maksimum verim elde edebilirsiniz. Nasıl mı? Hibrit çalışma modelini sizin için anlattık ve sorunuzu cevapladık!

21 Mart 2023
Keşfet
Coworking Çözümleri

Büyük işletmeler için coworking alanları avantajları nelerdir?

Son yıllarda büyük işletmeler de çalışanları için paylaşımlı ofisler kiralayarak iş verimliliğinde artış yakalamayı, ekibini tek bir merkezden yönterek yaratıcı iş gücünü desteklemeyi h...

20 Mart 2023
Keşfet
Coworking Çözümleri

Dernekler Sanal Ofis Kullanabilir mi?

Birçok açıdan kafa karışıklığına yol açan "Dernekler sanal ofis kullanabilir mi?" sorusunu bütün yönleri ile sizin için derledik.

30 Aralık 2022
Keşfet
Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!

Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!

Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize ulaş!