Girişimciler için maliyetten kaçmanın en iyi opsiyonu: Sanal ofis

Girişimciler veya yeni bir coğrafyada şansını denemek isteyen firmalar için en düşük maliyetli ve pratik çözüm sanal ofis olarak beliriyor. Sanal ofisler sağladıkları avantajlar ile startup’lar için kısa zamanda hızlı bir büyüme sağlayabilir. Ancak adından da anlaşıldığı gibi sanal bir ofis işletmek için dijital yeteneklerinizin çok güçlü olması gerekiyor.

Bir startup kurarak iş hayatına atılmaya kararlısınız ancak bütçeniz bir ofis kiralamanız, hatta paylaşımlı ofis seçeneğini değerlendirmenizin bile önüne geçiyor. Veya yeni bir coğrafyada işinizi en düşük riskle büyütmeyi amaçlıyorsunuz. Bu aşamada en doğru adım bir aracı kurum vasıtası ile hızlı bir sanal ofis kurulumu gerçekleştirmek olacak. Fiziksel adres ve iletişim bilgileri belirlenen sanal ofisiniz, bu aşamanın ardından tamamen siz ve ekibinizin dijital yeteneklerine teslim ediliyor.

Bulut uzmanı olmanız çok iyi olur

Sanal ofisleri mümkün kılan bulut bilişim, tamamen internet ortamında var olan işinizin altyapısını temsil ediyor. Eğer ofisinizi kurmadan önce bulut altyapınızı nasıl kuracağınızdan emin değilseniz, bu aşamayı çok dikkatli araştırın.

Sanal ofis ile iş dünyasına atılan ekiplerin çok iyi kullanması gereken üç teknoloji bulunuyor: Bulut hizmetleri ve uygulamaları, dizüstü veya masaüstü bilgisayarlar ve mobil cihazlar. Bulut, sanal ofisinizin var olduğu, bilgilerinin depolandığı ve korunduğu alanı temsil ediyor. Bir ofisiniz olmayabilir, tüm kira ve malzeme, bakım vs. masraflarından kurtulmuş olabilirsiniz. Ancak cebinizde kalan sermayeyi bulut hizmetlerini ve uygulalamarını seçerken çok dikkatli kullanmalısınız.

Önceliği, tabii ki kaliteli ve güvenilir bir sunucu kullanmaya vermelisiniz. Yerli veya uluslararası veri merkezlerinden hangisini kullanacağınız, sonrasında seçeceğiniz e-posta, veri depolama, analiz ve güvenlik uygulamalarına uzanan tercihlerin ilki olacak. Sanal ofis altyapısında kesinlikle bulunması gereken hizmet ve uygulamalar ne derseniz, hızlıca bakalım:

Bulut hosting:

Sanal ofisin en iyi yönlendiren biri, şirketinizin merkezini kaçınılmaz olarak bulutta kurmanız olabilir. Sunucunuzun bulut ortamında bulunması, kurumsal hafızanızın depolanması ve etkin kullanımı adına büyük avantaj sunuuyor. Dahası, kurumsal sunucu veya hard disk’lerin başına gelebilecek riskleri en aza indiriyor. Fiziksel hasarlar tarihe karışırken, fidye yazılım gibi saldırılara karşı neredeyse tam koruma sağlanıyor. En önemlisi, ekibinizin tüm üyeleri internete bağlı oldukları sürece buluttaki bilgilerinize erişip gerçek zamanlı işlem yapabiliyor.

Sanal Arama cevaplama hizmeti:

Sanal ofisiniz internette olsa da bu telefonla aranmayacaksınız anlamına gelmiyor. Müşteri memnnuniyeti için son derece önemli olan bu basamağı, seçeceğiniz bir aracı kurumla sağlamanız gerekiyor. Aracı kurum firmanız adına aramaları cevaplayarak size iletiyor.

Web konferansları:

Sanal ofis çalışanları PC ve mobil cihaz kullanımında kesinlikle çok yetenekli olmalı. Bir video konferans öncesinde hangi uygulamayı kullanıp nasıl bağlanacağız gibi sorular soracaksanız ciddi sıkıntılar çekebilirsiniz. Bu durumun önüne geçmek için sanal ofis ekibi olarak PC ve mobilde hangi video konferans uygulamasını kullanacağınızı belirlemeli, denemeler yapmalısınız. Müşterilerinizin karşısına ekip olarak ne kadar hızlı ve hazır çıkarsanız, profesyonelliğinizi de o kadar ortaya koymuş olursunuz. “Bataryam bitmek üzere”, “kulaklığımı unutmuşum” gibi hatalar yapan acemiler için her zaman bir yedek kulaklık bulundurmaları ve powerbank taşımaları gerektiğini de öğretmeyi unutmayın.

Bulut depolama:

Sanal ofislerin çalışma ortamı da tabii ki bulutta yer almalı. Bu aşamda Google, Microsoft, Amazon veya diğer teknoloji firmaları tarafından sunulan bulut depolama hizmetlerini ve araçlarını kullanmanız gerekiyor. Dosyaların düzenli bir şekilde internette bulunması, her an her yerden erişim sağlamanızı ve çalışabilmenizi sağlıyor. Bulut depolama tercihinde en dikkat etmeniz gereken husus, tabii ki güvenlik olacak. Bu yüzden ne olur ne olmaz demeden bilgilerini günlük yedeklemeyi de unutmayın.

Bir dizüstü ile bir firma anlamına gelebilir.

İşbirliği ve performans uygulamaları:

Ekibinizin ürettiği bilgileri düzenli bir şekilde bulut ortamında bulundurmak iyi bir performans için her zaman yeterli değil. Ekibinizin çalışma performansını artırmak için belli uygulamalar kullanmak zorundasınız. Bunlar depolamadan veri analizine, grafik üretiminden muhasebe uygulamalarına kadar değişebilir. Daha birçok alanda size fayda sağlayacak uygulamaları gözden geçirirken ekip olarak iyi bir değerlendirme yapmaya dikkat edin.

Ofis içi iletişim uygulaması:

Sanal ofis ekipleri için etkin bir iletişim uygulaması kullanmak iş performansı adına çok kritik önem taşıyor. Bu aşamada kesinlikle WhatsApp veya Facebook’ta grup kurmaktan bahsetmiyorum. Eğer profesyonel seviyede iş yapmak ve işlemlerinizin takibini de sağlamak istiyorsanız ekip içi iletişimi çok güçlü tutmanız gerekiyor. Lakin size en iyi uyacak uygulamayı seçmek yine dikkatli bir değerlendirmeye kalıyor. Kullanım şekli, veri transfer kapasitesi, arşivleme ve güvenlik özellikleri değişen Slack, HipChat veya Basecamp gibi uygulamaları deneyip en iyisini belirlemek ciddiye almanız gereken bir basamak.

Sanal ofis her zorlukları aşmak anlamına gelmiyor

Sanal ofis sayesinde mekan, çalışan ve donanım maliyetlerinden kurtuluyorsunuz. Ancak yapacağınız büyük tasarruf yukarıda belirttiğimiz gibi verimli yatırımlarla meyve vermeli. İş hayatına atıldıktan sonra da seçtiğiniz iş modelinin tüm güçlükeri ortadan kaldırmayacağını bilmelisiniz.

Sanal ofis, ekip üyelerinizi de gerçekten dijitale dönüştürüyor. Sosyal bir ortam ve sunduğu etkileşimler ortadan kalkıyor. Ekip olarak etkileşiminizin sürekli dijital ortamda gerçekleşmesi zamanla bazı üyelerin kendilerini izole olmuş hissetmelerine neden olabilir. Haliyle herkes sürekli dijital ortamda çalışmaya çok iyi adapte olamayabilir ve performans sorunları yaşayabilir.

İşin patronu olarak birbirinden belli mesafelerde yer alan insanları koordine, motive ve organize etmek kesinlikle kolay bir iş değil. Sanal ortamda sürdürülülebilir disiplin ve çalışma sağlamak hiç de sanıldığı kadar kolay olmayabilir. Yüz yüze, canlı bir ortamda yapılan toplantılara kıyasla dijital ekranların genişliği ile sınırlı görüşmeler haliyle zamanla can sıkıcı da olabilir.

Sanal ofis kurmayı planlayanlar kurulum ve altyapı aşamalarını çok iyi planlayarak hayata geçirmeli. Ardından, ekiplerini dijitalde her an aktif ve verimli tutmanın yollarını iyi düşünmeli. Bunlar arasında şirketiniz için kullandığınız sanal hizmetleri çalışanların bireysel kullanımları için bedava sağlamak gibi sürprizler olabilir. Çok daha iyisi, nadir de olsa belli zamanlarda eksiksiz olarak bir araya gelip sinerjiyi gerçek hayatta güçlendirmek olacaktır.

Mufit Yılmaz Gökmen

Bu Yazıyı Beğendiyseniz...