Etkileyici Bir Online Toplantı Düzenleme İpuçları
Toplantılar iş hayatının vazgeçilmezleri arasındadır. Tüm iş süreçlerinin görüşüldüğü ve önemli sorunların ele alındığı bu etkinlikler işlerin daha hızlı ve verimli şekilde ilerlemesini sağlar. Özellikle pandemi dönemi ile birlikte artan online toplantı kavramı artık iş süreçlerinin bir parçası haline gelmiş durumda. Sanal ofisten veya evden işlerini yürüten çalışanlar için gün içinde görüntülü aramalar, web seminerleri ve online konferanslar olmazsa olmaz. Yüz yüze toplantılarda olabileceği gibi online katılımlı toplantılarda da dikkatlerin çabuk dağılması riski vardır. Bu durumda ise toplantıları verimli hale getirecek yöntemler denemek şart. Bu yazımızda “Online toplantı nedir ve çevrim içi toplantı nasıl düzenlenir?” gibi soruların cevaplarını bulabilirsiniz. Keyifli okumalar!
Online Toplantı Nedir?
Online toplantı, bir veya daha fazla katılımcının uzaktan oturum açarak video, ses veya konferans yolu ile gerçekleştirdiği görüşmeler olarak adlandırılır. Bu, bir nevi reel ortamdaki kişilerle sanal ortamda görüşmek olarak da açıklanabilir. Çevrim içi toplantılar aracılığıyla internet üzerinden gerekli görüşmeler yapılarak işlerin daha hızlı şekilde yürütülmesi ve gerekli aksiyonların alınması amaçlanır. Pandemi döneminde “zorunluluk” şu an içinse “pratik” bir etkinlik olarak tanımlanan bu tür görüşmeler, yurt dışında ya da uzak mesafede bulunan müşteri veya çalışanlarla da iletişim halinde kalmayı sağlar.
Online Toplantı Platformları Nelerdir?
Dünyada öne çıkan sanal toplantı platformları arasında Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ve Skype gibi uygulamalar bulunur. Aşağıda ekibinizle birlikte sanal ortamda toplantı gerçekleştirebileceğiniz bazı güvenli platformları ve özelliklerini bulabilirsiniz:
Skype: Dünyadaki en yaygın görüşme uygulamalarından olan Skype, sadece iş toplantılarında değil, uzak mesafeli sosyal sohbetlerde de sıklıkla tercih edilir. Uygulama üzerinden görüntü bir şekilde konuşmalarınızı yapabilir ve birçok kişiyi görüşmeye davet ederek iş süreçlerinizi yürütebilirsiniz.
Microsoft Teams: Video konferans, iş yeri sohbetleri, toplantı ve notlar gibi farklı özellikleri bir arada toplayan Microsoft Teams, sanal görüşmelerin yanı sıra uzaktan çalışma ve eğitim platformu olma niteliğine de sahip.
Zoom: Kesintisiz bir şekilde iş görüşmelerinizi gerçekleştireceğiniz Zoom, özellikle pandemi döneminde popülaritesini hayli arttırdı. Uygulama, iş toplantılarının yanı sıra konferans, sunum ve ders anlatımları için de kullanılabilir.
Google Meet: Google’ın iş dünyasına özel olarak tasarladığı Google Meet, G Suite kullanıcıları için video konferans ev video telefon görüşmeleri yapmayı sağlar.
Free Conference Call: iOS veya Android üzerinden indirilebilen Free Conference Call uygulaması, ekran paylaşımı, sesli konferans ve video konferans gibi özellikleri ile pratik bir kullanım imkanı sunar.
Çevrim İçi Toplantıları Verimli Hale Getirmek için Neler Yapılmalı?
Kullanılan Teknolojiyi Test Edin: Toplantı öncesinde kullanılacak elektronik cihazlarda teknik sorunlar varsa bunları düzeltmek son derece önemlidir. Ayrıca görüşme için tercih edilen platformun özelliklerini bilmek de toplantının akıcı ve kesintisiz sürmesi açısından fark yaratır. Bu nedenle toplantı öncesinde şu noktalara dikkat edebilirsiniz:
Modeminizin ve Wi-Fi bağlantınızın düzgün çalıştığından emin olun.
Hoparlör ve mikrofon gibi çevresel birimleri kontrol edin.
Toplantı sırasında sorun oluşturmaması için bilgisayarınızın arka planında kullanmadığınız programları kapatın.
Görüntülü görüşme sırasında akıcılık sağlamak için telefon ve mesaj uygulamalarının bildirimini kapatabilirsiniz.
Toplantı sırasında konuşmanız bittiyse mikrofonunuzu kapatabilirsiniz.
Gündemi Belirleyin: Sanal toplantının gündemini önceden belirlemek görüşme konusunda katılımcıların bilgi sahibi olmasına ve toplantıya hazırlıklı katılmalarına yardımcı olur. Öte yandan ele alınacak konuların listelenmesi ve hatta sürelerinin belirlenmesi görüşmeye herkesin odaklanmasını ya da hangi katılımcıların toplantıda olması gerektiğine karar vermeyi kolaylaştırır.
Zaman Sınırına Dikkat Edin: Toplantı için önceden bir zaman sınırlaması koymak hem katılımcıların hem de sizin günlük iş akışınızı daha kolay hale getirir. Örneğin, günlük check-in toplantıları için 15 ila 30 dakika yeterli iken bazı sorunları masaya yatırmak için en az 1 saate ihtiyaç olabilir. Zamanlama ana hatlarıyla katılımcılara önceden bildirilmeli ve buna bağlı kalmaya özen gösterilmelidir
Toplantıya Uygun Giyinin: Düzenlenen sanal toplantılarda iş etiği ve düzgün bir görünüm açısından profesyonel giyinmek karşınızdaki kişilerin üzerinde olumlu bir izlenim bırakır. Ayrıca bu, görüşme sanal olsa da sizin ne kadar profesyonel bir şekilde çalıştığınızı gösterir.
Görevleri ve Akışı Belirleyin: Online toplantının hazırlık aşamasında önceden görev dağılımı yapmak işi kolaylaştırarak toplantının akışını rahatlatabilir. Toplantı konusuna göre alanında yetkin katılımcılardan duymak istediğiniz ayrıntıları ve bilgileri önceden karşı tarafa bildirebilirsiniz. Yine toplantılarda sıkıcı konulardan sonra daha eğlenceli sohbet ortamlarına geçiş gibi süreçleri belirleyerek akışı ideal hale getirebilir, toplantıyı verimli kılabilirsiniz.
Gerekli Dokümanları Önceden İletin: Toplantı öncesinde gündemin ana hatlarını oluşturan ekran görselleri, raporlar ve dokümanları ilgili katılımcılarla paylaşmak bilgiler üzerinden daha rahat hareket etmeyi sağlar, katılımcıların toplantıya daha donanımlı bir biçimde katılmasına yardımcı olur.
Doğru Bir Postür Belirleyin: Sanal toplantılar her ne kadar ev ortamında veya rahat olabileceğiniz dış alanlarda yapılsa da konforsuz bir oturuş şekli sizi konuya ilgisizmiş gibi gösterebilir. Bu nedenle toplantı esnasında kendinize rahat bir sandalye seçerek dik şekilde oturmaya dikkat edin. Bu, hem motivasyonunuzu artırır hem de daha öz güvenli hissetmenizi sağlar.
Toplantıya Odaklanın: Çevrim içi toplantılarda zaman kısıtlaması yüz yüze görüşmelerden daha fazladır. Bu nedenle dikkat dağıtıcı unsurlardan kaçınmak ve toplantıya tam olarak odaklanmak önemlidir. Özellikle video konferans görüşmeleri kritik konuların konuşulduğu etkinlikler olduğu için bu konuda daha dikkatli olmak gerekir.
Arka Plana Özen Gösterin: Online toplantı yaparken ev ortamında olabilir ve arka planda yer alan eşyaların görünmesini tercih etmeyebilirsiniz. Bu durum iş etiği açısından da son derece doğaldır. Bunun için sanal toplantı uygulamalarında yer alan arka plan seçenekleri arasından seçim yaparak arka fonu dilediğiniz gibi özgünleştirebilirsiniz. Ya da arka plan uygulamalarından favori arka fonunuzu belirleyerek görüşme süresince bunu kullanabilirsiniz.
Akışı Yönetin: Eğer toplantıyı siz yönetiyorsanız her bir katılımcının toplantıya tam olarak iştirak etmesini ve görüş bildirmesini önemsemelisiniz. İsterseniz katılımcılara sorular sorabilir ya da onlara belirli konuşma süreleri tanımlayarak konu hakkındaki görüşlerini alabilirsiniz. Böylece toplantıya herkes kolayca odaklanabilir ve görüşme daha ahenkli şekilde ilerler. Ayrıca toplantıyı bir ya da iki katılımcının baskın şekilde yönlendirmesine izin vermemelisiniz. Çünkü böyle bir durumda yalnızca ilgili kişilerin menfaatlerine uygun kararlar alınabilir.
Soru veya Görüşleri Alın: Toplantı sona ermeden hemen önce katılımcıların ekstra sorularını veya görüşlerini bildirmesi her konuda daha net kararlar almaya ve herkesin bu kararlar üzerinde mutabık kalmasına yardımcı olur. Yine çevrim içi toplantı raporlarını online platformlar aracılığıyla soru haline getirerek alınan sonuçları yazılı olarak düzenleyebilir ve ilerideki toplantılar için belge olarak saklayabilirsiniz.
Toplantı sona erdikten sonra gerekli karar ve eylem planlarını belirlemiş olmalısınız. Gerçekleştirdiğiniz görüşmenin hem firma hem de iş akışı adına ne kadar etkisi olduğunu anlamak için ise katılımcılara bazı görevler tanımlayabilir ve bunların takibini yapabilirsiniz.
Siz de işlerinizi uzaktan yürüten bir freelancer ya da expat iseniz farklı sektörlerden pek çok insanı bir araya getiren Kolektif House ile hemen tanışın! Mutlu ve yaratıcı çalışma ortamı felsefesi ile hizmet veren Kolektif House sayesinde hem yeni iş bağlantıları kurabilir hem de yaratıcı bir çalışma ortamında olmanın verdiği etkiyle performansınızı artırabilirsiniz.
